辽宁省大连外国语大学教育发展基金会内部控制规范及流程
发布时间:2020-11-27   发布人:教育发展基金会   访问次数:

为加强学校教育发展基金会(以下简称基金会)管理,规范财务行为,维护捐赠人、受益人和基金会的合法权益,根据《中华人民共和国慈善法》、《高等教育法》、《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》、教育部、财政部、民政部《关于加强中央部门所属高校教育基金会财务管理的若干意见》及有关法律规定,结合高校基金会实际情况制定本指南。


一、学校基金会管理基本概述

基金会是由学校经批准筹集资金成立,并在省民政厅登记备案的法人团体。

基金会管理的目标是以从事公益事业为目的,围绕学校办学目标并与章程保持一致开展活动,通过筹集、投资等方式为学校办学活动提供经费支持。

基金会依照章程从事公益活动,应当遵循公开、透明的原则。

基金会管理流程包含资金筹集管理、投资管理、捐赠资金使用管理、年检管理、基金会免税资格办理、基金会信息公开与监督、基金会成立与注销、基金会章程设立与修改。


二、学校基金会管理机构设置和职责分工

(一)学校

学校是基金会的管理和监督部门。主要职责是:

1.筹办成立基金会;

2.提名基金会理事长、副理事长、秘书长建议名单,并推荐理事和监事建议名单;

3.听取基金会的工作汇报,将担任基金会理事、监事及在基金会任职的学校在职人员,纳入绩效考评范围;

4.负责基金会的党建工作;

5.监督基金会依法按章运行。

(二)理事会

理事会是基金会的最高决策机构,依照章程规定行使下列职权:

1.审批基金会章程;

2.选举、罢免学校提名的理事长、副理事长、秘书长及推荐的理事、监事;

3.审定重大业务活动计划,包括资金的募集、管理和使用计划;

4.年度收支预算及决算审定;

5.审定内部管理制度;

6.设立办事机构、分支机构、代表机构;

7.决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任;

8.听取、审议秘书长的工作报告,检查秘书长的工作;

9.决定基金会的分立、合并或终止;

10.决定其他重大事项。

理事会每年召开至少2次会议。理事会会议由理事长负责召集和主持。有1/3理事提议,必须召开理事会会议。如理事长不能召集,可提议由副理事长或秘书长为召集人,召集和主持理事会会议。召开理事会会议,理事长或召集人需提前5日通知全体理事、监事。

(三)监事会

基金会设监事会,监事会依照章程规定的程序检查基金会财务和会计资料,监督理事会遵守法律和章程的情况。监事列席理事会会议,有权向理事会提出质询和建议,并应当向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。

监事应当遵守有关法律法规和基金会章程,忠实履行职责。

(四)基金会秘书长

基金会秘书长在理事长领导下开展工作,秘书长行使下列职权:

1.开展日常工作,组织实施理事会决议;

2.组织实施基金会年度公益活动计划;

3.提出资金的筹集、管理和使用计划;

4.起草基金会的内部管理规章制度;

5.协调各机构开展工作;

6.提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人,由理事会决定;

7.提议聘任或解聘各机构主要负责人;

8.提议各机构专职工作人员聘用;

9.章程和理事会赋予的其他职权。

(五)基金会应建立三重一大决策机制

基金会的重大决策、重大事项、重要人事任免及大额资金支付业务等,应实行集体决策审批或联签制度;严格执行不相容职务的分离制度,确保可行性研究与决策审批、决策审批与执行、执行与监督检查的分离,有效控制各类风险。

(六)财务机构和人员

基金会应单独设置财务机构和人员。

财务机构职责:

1.执行国家统一的会计制度,依法进行会计核算,建立健全会计监督制度,并接受政府有关部门的监督管理。


三、资金筹集

(一)资金筹集管理规范

基金会募捐方式。包括面向社会公众的公开募捐和面向特定对象的定向募捐。

1.公开募捐

基金会开展公开募捐,应当取得公开募捐资格。依法登记满二年的基金会,提出公开募捐资格申请,报省教育厅批复同意,可以向其登记的民政部门申请公开募捐资格。获得批准后可以开展公开募捐活动。

1)开展公开募捐,应当制定募捐方案。募捐方案包括募捐目的、起止时间和地域、活动负责人姓名和办公地址、接受捐赠方式、银行账户、受益人、募得款物用途、募捐成本、剩余财产的处理等。

2)募捐方案应当在开展募捐活动前报慈善组织登记的民政部门备案。

3)开展公开募捐,应当在募捐活动现场或者募捐活动载体的显著位置,公布募捐组织名称、公开募捐资格证书、募捐方案、联系方式、募捐信息查询方法等。

4)不具有公开募捐资格的组织或者个人基于慈善目的,可以与具有公开募捐资格的慈善组织合作,由该慈善组织开展公开募捐并管理募得款物。

2.定向募捐

基金会自登记之日起可以开展定向募捐。基金会开展定向募捐,应当在发起人、理事会成员和会员等特定对象的范围内进行,并向募捐对象说明募捐目的、募得款物用途等事项。

1)基金会应当根据基金会战略目标和发展规划制定筹资方案,经理事会审核同意后实施。接受的捐赠收入必须确保其公益性,严格区分交换交易收入和捐赠收入。严禁将属于高校的教学科研等事业收入转为基金会捐赠收入。

2)基金会获得的各类收入应当及时足额地纳入账户核算。基金会接受现金捐赠,收款人和开票人应当由两人以上分别承担,所收取的现金应及时入账;取得的非现金资产,应配备专人进行登记和管理,做到账实相符、账表相符。

3)基金会接受捐赠过程中,如果涉及高校建筑、设施、场所的冠名事项以及高校内部机构冠名事项,应当获得高校批准。

(二)资金筹集管理流程及说明

1.公开募捐管理流程及说明


管控节点说明

管控节点

节点说明

输出文档

01

基金会开展公开募捐,应当取得公开募捐资格。依法登记满二年的基金会,提出公开募捐资格申请,报省教育厅。


02

省教育厅批复同意。


03

基金会向其登记的民政部门申请公开募捐资格。


04

民政部门批准。


05

基金会秘书长制定募捐方案。募捐方案包括募捐目的、起止时间和地域、活动负责人姓名和办公地址、接受捐赠方式、银行账户、受益人、募得款物用途、募捐成本、剩余财产的处理等。

募捐方案

06

理事会审核批准。


07

募捐方案应当在开展募捐活动前报慈善组织登记的民政部门备案。


08

开展公开募捐,应当在募捐活动现场或者募捐活动载体的显著位置,公布募捐组织名称、公开募捐资格证书、募捐方案、联系方式、募捐信息查询方法等。



2.定向募捐管理流程及说明


管控节点说明

管控节点

节点说明

输出文档

01

基金会自登记之日起可以开展定向募捐。基金会秘书长提出定向募捐方案。

定向募捐方案

02

理事会审批通过。

理事会会议纪要

03

开展定向募捐,在发起人、理事会成员和会员等特定对象的范围内进行,并向募捐对象说明募捐目的、募得款物用途等事项。


04

基金会签署捐赠协议。

捐赠协议

05

财务处确认捐款收入



四、投资管理

(一)投资管理

1.投资管理规范

基金会应当建立规范的投资决策议事规则。投资计划由基金会秘书处提出方案,报理事长审核同意后,经过理事会全体会议审议通过后实施。投资结果必须向理事会汇报,投资责任由理事会承担。

基金会应当建立健全重大投资项目审批制度,关注投资风险,合理确定投资规模和投资结构。

基金会应指定专人对投资项目进行跟踪管理,关注被投资方的财务状况、经营成果以及投资合同的履行情况,发现异常情况应及时报告并妥善处理。

基金会进行委托投资的,应当委托银行或者其他金融机构进行。基金会的资金不得投向期货、期权等衍生金融工具,不得提供任何形式的经济担保或财产担保。

2.投资管理流程及说明

管控节点说明

管控节点

节点说明

输出文档

01

投资计划由基金会秘书长提出方案。

投资方案

02

理事长审核同意。


03

理事会全体会议审议通过后实施。

理事会会议纪要


(二)定期存款管理

1.定期存款管理规范

基金会应加强银行存款管理,保证资金安全。充分运用结余资金,采取定期存款的方式,为基金会取得最大的经济效益。基金会定期存款在指定开户行办理相关的定期存款业务,不得到其他银行办理。

基金会财务部门根据银行大额存款的收益情况,提出基金会定期存款存取方案(包括存款期限、资金额度等内容)报请基金会秘书长审核、理事长审批后执行。

2.定期存款流程及说明

管控节点说明

管控节点

节点说明

输出文档

01

基金会财务部门提出定期存款方案。

定期存款方案

02

基金会秘书长审核。


03

基金会理事长审批。


04

基金会财务部门联系银行执行定期存款。


05

基金会财务部门将定期存款单据归档。



五、捐赠资金的使用

(一)捐赠资金使用管理规范

基金会应当将接受的捐赠资产用于资助符合其宗旨和业务范围的活动和事业。基金会大额捐款收入应与捐赠人签订协议,并按照协议约定使用捐赠资金。如需改变用途,应当征得捐赠人书面同意。

捐赠协议和募捐公告中约定可从捐赠收入中列支工作人员工资福利和行政办公支出的,按照约定列支;没有约定的,不得列支。基金会工作人员工资福利和行政办公支出应当符合《基金会管理条例》要求,累计不得超过当年总支出的10%。

基金会用于公益事业的支出应当按照有关规定使用。公募基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年总收入的70%;非公募基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金余额的8%,被认定为慈善组织的基金会,年度慈善活动支出和年度管理费用按照民政部、财政部、国家税务总局2016年10月11日颁布实施的《关于慈善组织开展慈善活动年度支出和管理费用的规定》标准执行。基金会工作人员在高校有薪金收入的,不得再从基金会取得收入。

基金会应建立各类支出分级分项审批制度。日常开支由基金会秘书长审批;大额度资金使用(在规定额度内),由理事长审批;超理事长审批额度由理事会审议通过后执行。

(二)捐赠资金使用管理流程及说明

管控节点说明

管控节点

节点说明

输出文档

01

受赠方明确开支内容及金额。

报销单、资金使用申请表

02

日常开支3万元以下由基金会秘书长审批。


03

3万元至20万元由理事长审批。

大额资金审批表

04

20万元以上审批额度由理事会审议通过后执行。

理事会会议纪要


六、资产管理

基金会的资产及其他收入受法律保护,任何单位和个人不得私分、侵占、挪用。

基金会应当根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用其资产;捐赠协议明确了具体使用方式的捐赠,根据捐赠协议的约定使用。

接受捐赠的物资无法用于符合其宗旨的用途时,基金会可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于捐赠目的。

基金会应当按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值。


七、免税资格手续办理

(一)免税资格办理规范

相关的免税资格手续。 基金会办理免税资格手续需满足相关条件后,提出申请报告,到教育主管部门审批,通过后分别到税务部门、财政部门和民政部门办理手续,获得免税资格后,依法享受免税政策。

捐赠人、受益人依法享受税收优惠的,基金会为捐赠人、受益人提供相关证明办理免税资格手续。

(二)免税资格办理流程及说明

管控节点说明

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节点说明

输出文档

01

基金会满足免税资格条件后,相关负责人提出申请报告。

免税资格申请报告

02

上报省教育厅审批。


03

到税务部门办理手续。


04

到财政部门办理手续。


05

到民政部门办理手续。



八、信息公开与监督

(一)年检手续办理

1.年检手续办理规范

基金会应当于每年3月31日前向登记管理机关报送上一年度工作报告,接受年度检查。年度工作报告应当包括:财务会计报告、注册会计师审计报告,开展募捐、接受捐赠、提供资助等活动的情况以及人员和机构的变动情况等。

年检程序。年度工作报告在报送登记管理机关前应当经业务主管单位审查同意。基金会年度终了,聘请会计师事务所提供经过审计的年度财务报告;秘书处做好基金会一年来的工作报告,上报理事会会议审核通过工作总结和财务报告;将年度总结和财务报告上报民政部门。

2.年检手续办理流程及说明

管控节点说明

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节点说明

输出文档

01

业务部门聘请会计师事务所。


02

会计师事务所提供经过审计的年度财务报告。

财务报告

03

秘书处做好基金会一年来的工作报告。

工作报告

04

理事会会议审核通过工作总结和财务报告。


05

将年度总结和财务报告上报民政部门

财务报告

工作报告


(二)信息公开与监督

信息公开。基金会通过登记管理机关年度检查后,要将年度工作报告在登记管理机关指定的媒体及基金会网站上公布,接受社会公众的查询和监督。

基金会应建立健全审计制度,每年必须接受外部审计,并根据审计意见调整内部控制制度;推动分支机构、代表机构的内部控制制度建设,确保内部控制体系的健全性和有效性;按规定向理事会和学校报送并向社会公开经过审计鉴证的年度财务报告;在接受社会审计过程中发现的重大问题,应及时向理事会和学校报告,并进行整改。

基金会应当按照登记管理机关、业务主管单位的要求进行审计,并自觉接受民政部门、业务主管部门、学校、社会审计以及税务、会计等主管部门的监督。


基金会章程修订

(一)基金会章程修订规范

基金会根据自身发展需求要修改章程的,由秘书处提出章程修改草案,征求学校意见后,需要经过全体理事三分之二以上通过后;报业务主管单位批复同意;基金会修改章程经上述批准后,应当自修改之日起30日内,向登记管理机关申请章程核准。

(二)基金会章程修订流程及说明

管控节点说明

管控节点

节点说明

输出文档

01

基金会根据自身发展需求要修改章程的,经秘书处提出章程修改草案。


02

业务主管部门(学校)负责人审议。


03

由基金会理事会审议,需经全体理事三分之二以上通过。


04

理事会审议通过的章程草案报省教育厅主管单位同意。


05

基金会修改章程经上述批准后,应当自修改之日起30日内,向登记管理机关申请章程核准。