辽宁省大连外国语大学教育发展基金会档案和印章管理办法
发布时间:2016-11-01   发布人:   访问次数:

一、档案管理
1、文件材料的收集管理:
坚持收集、管理文件材料制度。
由基金会秘书处办公室统一收集管理会议的主要文件资料。
2、归档范围:
(1)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
(2)上级机关发来的与本基金会有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
(3)本基金会的请示与上级机关的批复。
(4)本基金会反映主要职能活动的报告、总结。
(5)本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
(6)本基金会与有关单位或个人签订的捐赠协议等文件材料。
(7)基金会的规章制度及其修订等资料。
(8)所有的会计方面的档案。
3.平时归卷
(1)建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由办公室集中统一保管。
(2)编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切。
(3)及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,归卷。
(4)按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座"。
4.立卷(案卷质量要求)
(1)案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
(2)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(3)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开。
(4)不同年度的文件一般不得放在一起立卷.
(5)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,
(6)必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
(7)案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
5、基金会的档案在秘书处留存一年,一年后全部移交学校档案馆存放。
二、印章管理
1. 所有印章应指定专人保管。
2. 印章的使用必须逐次登记,使用人应在登记本上签字。
3. 启用新印章时,旧印章应交档案管理部门封存,归档管理。
4、基金会印章由秘书处指定专人保管。
5、基金会印章用于以基金会名义发出的需要盖章证明的公文。凡使用该印章,须经秘书长、理事长签字批准。
6. 基金会财务印章由财务部门负责保管,财务专用章和法人印章分别由不同的人员保管,按规定使用。
三、证书颁发管理制度
颁发“爱心捐赠”荣誉证书,感谢社会友好人士、单位对公益事业做出的贡献;颁发“情系母校”荣誉证书,感谢历届校友对母校教育事业发展做出的贡献。
    为加强荣誉证书的管理,维护荣誉证书的严肃性和权威性,各类捐赠荣誉证书由辽宁省大连外国语大学教育发展基金会统一印制。接受捐赠人(单位)的捐赠款、签约、盖章后,向捐赠人(单位)颁发荣誉证书。证书编号共9位,其含义为:前四位为年度代码,五、六位为月份代码,后三位为累计代码。
四、附则
    本办法由辽宁省大连外国语大学教育发展基金会负责解释,自发布之日起施行。
                                                                                                                    

                                                    

                                                                 辽宁省大连外国语大学教育发展基金会
                                                                            2016年10月